Аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс – способы найма для вашего бизнеса
Не всегда выгодно брать в штат сотрудников, чья работа не связана с основным направлением бизнеса. Но такие специалисты всё равно нужны – кто-то должен вести бухгалтерию, заниматься подбором сотрудников или обслуживанием IT-систем. В таких случаях помогает аутсорсинг. В этой статье расскажем, что такое аутсорсинг, в каких случаях его стоит использовать, а также рассмотрим основные плюсы и минусы этого подхода для бизнеса.
Содержание
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг – это делегирование компанией части бизнес-процессов или функций другим компаниям, которые специализируются на этих задачах.
Это один из самых популярных способов оптимизации работы бизнеса и снижения затрат. В отличие от найма сотрудников в штат, с аутсорсингом компания может арендовать специалистов, которые выполняют свою работу по контракту, но зарплату получают от аутсорсинговой фирмы.
Пример аутсорсинга. Стартап, который производит косметику из натуральных ингредиентов только начинает набирать популярность, и владельцы решают расширить продажи через социальные сети. Вместо того, чтобы тратить деньги на постоянных сотрудников – SMM-менеджера, копирайтера и таргетолога – они решают воспользоваться аутсорсингом.
Компания заключает контракт с агентством, которое берёт на себя весь маркетинг в соцсетях. Агентство создаёт уникальные контент-планы, пишет продающие посты, настраивает рекламу и следит за эффективностью. Все организационные вопросы – зарплаты, налоги, обучение сотрудников – остаются на агентстве. Мало того, компания только оплачивает результат: привлечение новых клиентов, увеличение продаж и внимание к своему бренду. Так стартап получает профессионалов в своей области, не увеличивая штаты и не переживая о дополнительных расходах.
Чем аутсорсинг отличается от фриланса и аутстаффинга
Фриланс – это один из видов аутсорсинга, но его отличие в том, что фрилансер работает как независимый исполнитель. Он не является сотрудником какой-либо компании, а оказывает услуги на постоянной или разовой основе для разных заказчиков.
Фрилансеры часто работают на себя, оформляются как самозанятые или индивидуальные предприниматели (ИП). Заказчик может обращаться к фрилансеру для выполнения отдельных задач, например: написание статей для сайта, создание логотипа, организация маркетинговой кампании. Каждая задача выполняется по контракту, который может быть договором подряда, авторского заказа или оказания услуг, в зависимости от характера работы.
Аутстаффинг – ещё одна форма взаимодействия с внешними компаниями, но в отличие от аутсорсинга, где речь идёт о передаче бизнес-процессов, с аутстаффингом задача компании – получить определённого сотрудника на временную работу. Это процесс, при котором компания нанимает специалистов через стороннюю организацию, чтобы те работали на определённом рабочем месте, но при этом продолжали числиться в штате аутстаффинговой компании.
Пример аутстаффинга: компания решает временно увеличить штат сотрудников, но не хочет нанимать новых работников напрямую. Она заключает договор с аутстаффинговой компанией, которая подбирает подходящего сотрудника, например, менеджера по продажам, и отправляет его работать в компанию на определённый срок. Этот сотрудник получает зарплату от аутстаффинговой компании, но непосредственно работает в офисе заказчика.
Основные отличия аутсорсинга, фриланса и аутстаффинга
● Аутсорсинг
Кто контролирует работу: компания-аутсорсер
Тип занятости сотрудников: в штате исполнителя
Цель заказчика: получить готовый бизнес-процесс
● Фриланс
Кто контролирует работу: заказчик
Тип занятости сотрудников: самозанятый или индивидуальный предприниматель (ИП)
Цель заказчика: решить конкретную задачу
● Аутстаффинг
Кто контролирует работу: заказчик и компания-аутстаффер
Тип занятости сотрудников: в штате аутстаффинговой компании
Цель заказчика: заполнить вакансию, получив временного сотрудника на определённый срок
Виды аутсорсинга
1. По объему услуг
Аутсорсинг бывает разных форм в зависимости от того, сколько задач передается внешним специалистам. Это позволяет выбрать наиболее подходящий вариант для вашей компании.
● Полный аутсорсинг – в этом случае сторонняя организация берет на себя все функции и процессы, связанные с конкретной деятельностью. Например, бизнес может передать аутсорсинговой компании все функции HR: подбор персонала, обучение, оценка, кадровое делопроизводство, полностью освободив свою команду от этих задач.
● Выборочный аутсорсинг – делегируется только часть задач, таких как подготовка отчетности для налоговых органов или проведение некоторых видов анализа. Остальную часть работы выполняет штатный сотрудник. Это идеальный вариант для компаний, которые не хотят передавать весь процесс, но нуждаются в внешней поддержке в узких вопросах. Например, внешняя фирма занимается только подбором персонала для ключевых позиций, а все остальное, включая адаптацию сотрудников и развитие корпоративной культуры, остаётся в ведении внутреннего HR-отдела.
● Консультативный аутсорсинг – этот вариант предполагает, что компания самостоятельно выполняет основные задачи, но обращается к аутсорсинговым специалистам за консультациями по определенным вопросам. Например, к HR-экспертами по вопросам улучшения мотивации сотрудников или проведения аттестаций.
2. По типу исполнения
В зависимости от структуры компании и ее потребностей, аутсорсинг может быть организован по-разному. Выбор подходящего подхода зависит от того, насколько много времени и ресурсов вам хочется инвестировать в управление этим процессом.
● Руководитель контролирует процессы – в этом случае руководитель лично находит и нанимает подрядчиков под каждую задачу. Это позволяет сохранить полный контроль над процессами, но требует больших усилий и времени для управления.
● Есть внутренний специалист, который управляет подрядчиками – в этом варианте в компании есть человек, который занимается поиском и назначением подрядчиков, контролирует выполнение задач и следит за качеством их работы. Это позволяет облегчить рабочую нагрузку руководителя и сосредоточиться на более важных аспектах бизнеса.
● Полная передача функций – компания полностью передаёт свои процессы сторонним подрядчикам, которые берут на себя все функции.
3. По функциям
Разделение аутсорсинга по типам выполняемых функций помогает точнее определить, какие процессы и задачи стоит передавать сторонним исполнителям для оптимизации работы компании.
● Бухгалтерский аутсорсинг – это один из наиболее популярных видов аутсорсинга. В этом случае внешние специалисты берут на себя весь бухгалтерский учет, расчет налогов, подготовку отчетности, работу с первичной документацией и прочие бухгалтерские задачи. Бухгалтерия часто становится сложной и времязатратной задачей, и ее делегирование помогает компании сосредоточиться на своих основных целях.
● Юридический аутсорсинг – юридические вопросы, такие как составление договоров, проверка контрагентов или защита интересов компании в суде, могут быть переданы внешним юристам. Это позволяет минимизировать риски и улучшить защиту бизнеса.
● Маркетинговый аутсорсинг – для привлечения новых клиентов и продвижения продуктов, многие компании делегируют задачи по маркетингу. Это может включать в себя исследования рынка, проведение рекламных кампаний, PR и другие виды продвижения. Аутсорсинг маркетинга позволяет получить доступ к опытным специалистам и не тратить ресурсы на обучение собственного штата.
● HR-аутсорсинг – функции по подбору персонала, организации обучения, мотивации сотрудников и ведению кадрового учета можно передать специалистам по HR. Это помогает улучшить управление персоналом, повысить эффективность работы сотрудников и снизить риски, связанные с трудовым законодательством.
● Аутсорсинг производства – иногда компании передают отдельные этапы производства или даже весь процесс на аутсорсинг. Это особенно полезно, если объемы производства нестабильны или в компании нет необходимости содержать большое производственное подразделение. Аутсорсинг производства помогает ускорить адаптацию к изменениям на рынке.
● Логистический аутсорсинг – для обеспечения надежной доставки товаров и управления складами, многие компании выбирают логистических операторов. Они предоставляют необходимые ресурсы, включая транспорт, складские помещения и системы для планирования маршрутов.
● IT-аутсорсинг – этот вид аутсорсинга особенно важен для компаний, которым необходимо создать, обслуживать и модернизировать свою IT-инфраструктуру. Сторонние компании могут взять на себя как полное обслуживание, так и частичное (настройка серверов или работа с программным обеспечением).
● Аутсорсинг клиентской поддержки – если ваш бизнес сталкивается с большим количеством обращений от клиентов, можно передать функции поддержки на аутсорсинг. Контактный центр обработает звонки, письма и запросы, освобождая ваши ресурсы для других задач.
● Обеспечение рабочего процесса – сюда можно отнести такие функции, как клининг, курьерские услуги, заполнение баз данных, охрана труда, организация питания и охрана на территории компании. Эти задачи не всегда требуют постоянного присутствия штатных сотрудников, и их передача на аутсорсинг помогает оптимизировать бизнес-процессы.
Кому и когда нужен аутсорсинг
Есть как минимум три типа компаний, которым аутсорсинг может принести ощутимую пользу:
● Малые и средние компании. Для таких компаний содержание целых отделов – IT, финансового, маркетингового, логистического – часто оказывается невыгодным. Эти подразделения важны для работы, но они не создают продукт и не приносят доход напрямую. Передав эти функции на аутсорс, малый и средний бизнес может сократить затраты на персонал, аренду офиса, оборудование и программное обеспечение. Вместо этого они получают профессиональные услуги без лишних расходов.
● Стартапы. На этапе запуска бизнеса ресурсы всегда ограничены, а неопределённость велика. Нанимать полный штат сотрудников, закупать дорогостоящее оборудование и программное обеспечение рискованно. Гораздо разумнее на старте обратиться к проверенным подрядчикам, которые помогут наладить процессы, проконсультируют по юридическим и финансовым вопросам и обеспечат оперативную поддержку.
● Бизнес с неравномерной загрузкой персонала. Это особенно актуально для ритейла и сферы услуг, где пиковые периоды спроса сменяются затишьем. Привлекая аутсорсеров в горячий сезон, компании экономят, поскольку им не нужно содержать штат сотрудников в периоды спада и платить за их бездействие.
Кроме того, аутсорсинг часто используют компании, выходящие на новые рынки, которым важно быстро и гибко адаптироваться к изменениям спроса и конкуренции.
Как работает аутсорсинг
Процесс передачи бизнес-функций внешнему подрядчику можно разделить на 3 ключевых этапа:
1. Подготовка к аутсорсингу. На этом этапе компания определяет:
● Какие именно функции и в каком объёме нужно передать.
● Каких результатов необходимо достичь и за какой период.
● Как будут измеряться и оцениваться эти результаты.
● Какой бюджет готова выделить компания.
По результатам анализа составляется техническое задание (ТЗ), в котором подробно описываются все требования к подрядчику.
2. Выбор аутсорсера. Успех аутсорсинга – в правильном выборе партнёра. Лучше всего начинать с анализа и сравнения предложений компаний, работающих в нужной отрасли. Например, если вы ищете аутсорсинг IT-инфраструктуры, обратите внимание на спектр предоставляемых услуг, тарифные планы и условия обслуживания.
Чтобы убедиться в надёжности потенциального подрядчика:
● Узнайте, сколько лет компания работает на рынке.
● Почитайте отзывы и изучите рейтинги.
● Запросите кейсы и примеры выполненных проектов.
● Если есть возможность, посетите офис компании.
Также важно обсудить с подрядчиком условия обратной связи, регламенты по решению срочных вопросов и гарантии качества услуг.
3. Организация работы на аутсорсе. После того как вы определились с выбором аутсорсера, необходимо заключить официальный договор.
В нём фиксируются:
● Объём и условия оказания услуг.
● Сроки и стоимость работ.
● Ожидаемые результаты и ответственность за их несоблюдение.
Компания-аутсорсер обычно назначает проектного менеджера, который будет отвечать за весь процесс. Он формирует команду исполнителей, распределяет задачи, контролирует результаты и предоставляет отчёты. Это позволяет заказчику оставаться в курсе всех этапов работы, не тратя время на операционные вопросы.
Расчёт стоимости услуг аутсорсинга для бизнеса
В аутсорсинге существует несколько популярных моделей оплаты, выбор которой зависит от специфики вашего бизнеса и типа услуг.
● Почасовая оплата. Этот вариант удобен для разовых задач и краткосрочных проектов. Заказчик и исполнитель заранее договариваются о количестве рабочих часов и фиксированной почасовой ставке. Такой подход часто применяется при IT-поддержке, разработке программного обеспечения или маркетинговых кампаниях с переменным объёмом работы.
● Оплата за выполненный объём. Эта модель идеальна для проектных работ. Например, создание веб-дизайна, написание контента или разработка мобильного приложения. Стороны изначально согласовывают объём работ и стоимость всего проекта. При необходимости внесения дополнительных задач или расширения проекта, цена может быть пересмотрена и скорректирована по обоюдному согласию.
● Фиксированная ежемесячная оплата. Часто используется для регулярных услуг, таких как бухгалтерское сопровождение, кадровый учёт, юридическая поддержка или IT-обслуживание. Этот формат удобен своей предсказуемостью – компания платит фиксированную сумму каждый месяц, получая полный спектр услуг и профессиональный контроль за бизнес-процессами.
● Процент от прибыли. Этот способ оплаты часто применяют в маркетинге и продажах. Вознаграждение подрядчика напрямую зависит от достигнутого результата – объёма продаж или полученной прибыли. Такой подход мотивирует исполнителя работать на максимальный результат, так как его доход растёт вместе с успехом бизнеса клиента.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Преимущества аутсорсинга
✅Оптимизация затрат. Один из главных аргументов в пользу аутсорсинга – значительная экономия. Заказчику не нужно выплачивать постоянную зарплату сотрудникам, оплачивать отпуска и больничные, предоставлять выходные пособия при увольнении или вкладываться в регулярное обучение персонала. Так же, отпадает необходимость закупки оборудования, лицензированного программного обеспечения и увеличения складских и производственных мощностей. Это особенно актуально для малого и среднего бизнеса.
✅Гибкость управления. В периоды сезонного спада спроса аутсорсинг позволяет безболезненно сократить рабочие места, не прибегая к сокращению штата или нарушению трудового законодательства. А в моменты роста или выхода на новые рынки можно быстро нарастить ресурсы, привлекая внешних специалистов.
✅Доступ к высоким навыкам, новым технологиям и инструментам. Аутсорсинг открывает двери к командам профессионалов, которые имеют опыт и готовые решения для различных отраслей бизнеса. Это особенно полезно, когда требуется выполнить сложную задачу, для которой нет смысла держать штатного сотрудника. Например, юридическое сопровождение, аудит или маркетинговая стратегия часто передаются на аутсорсинг, так как такие задачи нерегулярны и требуют экспертных знаний.
✅Гарантия выполнения. Передавая часть функций внешнему исполнителю, компания практически полностью освобождается от ответственности за эти процессы. Срыв сроков, внезапное увольнение ключевого сотрудника или технический сбой – это уже забота подрядчика. Важно только грамотно выбрать надёжного партнёра и прописать все условия в договоре.
✅ Фокус на главном. Освобождая внутренние ресурсы от второстепенных функций, компания получает возможность сосредоточиться на своём основном продукте или услуге. Например, если компания занимается разработкой программного обеспечения, поддержку пользователей и техническое обслуживание можно передать на IT-аутсорсинг. Это позволит усилить работу над новыми проектами и повысить конкурентоспособность на рынке.
Возможные минусы аутсорсинга
❌ Вероятность утечки информации. Работа с внешними подрядчиками всегда связана с определённой угрозой для безопасности данных. Особенно это актуально для компаний, работающих с коммерческой тайной или персональными данными клиентов. Минимизировать этот риск можно, тщательно выбирая аутсорсера и заключая соглашение о неразглашении.
❌ Риск плохого исполнения. Так как заказчик не контролирует процесс напрямую, существует вероятность, что ошибки будут обнаружены слишком поздно. Хотя договор обычно предусматривает ответственность за срыв сроков и низкое качество услуг, потери времени могут быть критичны. Чтобы избежать этой проблемы, важно выбирать проверенных партнёров с хорошей репутацией и отзывами.
❌ Потеря контроля над бизнес-процессами. При передаче части функций внешнему подрядчику компания теряет возможность напрямую управлять этими процессами и быстро реагировать на изменения. Для минимизации этого минуса нужно заранее оговорить регламенты взаимодействия и систему отчётности.
❌ Зависимость от поставщиков. Длительное сотрудничество с одной аутсорсинговой компанией может привести к сильной зависимости, особенно если подрядчик выполняет критически важные функции. Чтобы избежать таких ситуаций, стоит заранее продумывать планы на случай форс-мажоров и иметь резервные варианты.
❌ Трудности с интеграцией. Объединение бизнес-процессов компании и аутсорсера не всегда проходит гладко. Различия в корпоративной культуре, стандартных операционных процедурах и системах управления могут привести к недопониманию и снижению эффективности работы. Для успешной интеграции важно наладить прозрачную коммуникацию и провести предварительное обучение.
Что учесть в договоре с подрядчиком
При заключении договора на аутсорсинг важно тщательно продумать все детали и формальности. Такой договор обычно оформляют по правилам оказания услуг или подряда. Если подрядчиком является компания, скорее всего, она предложит свой стандартный вариант. Но перед подписанием важно убедиться, что в нём прописаны все ключевые моменты.
● Предмет договора. Договор должен чётко определять цели и ожидания обеих сторон. Важно зафиксировать, какие конкретно задачи или функции передаются подрядчику, какие сроки установлены и какие критерии качества будут применяться. Укажите ожидаемые результаты, чтобы избежать недоразумений.
Например, если компания передаёт на аутсорсинг ведение маркетинговых кампаний, целью может быть увеличение количества заявок, а результатом – подробный отчёт с анализом эффективности, который поможет скорректировать стратегию продвижения.
● Объём работ или услуг. Включите в договор детальный перечень услуг или функций, которые будут переданы аутсорсинговой компании. Уточните зоны ответственности и ожидаемый объём работ. Это поможет избежать дополнительных расходов.
Например, во время сотрудничества с IT-подрядчиком возникла необходимость доработки корпоративного портала и создания отдельного отчёта по аналитике. Если эти задачи не были заранее оговорены в договоре, за дополнительные услуги придётся платить сверх оговорённой суммы.
● Конфиденциальность и безопасность данных. Этот пункт особенно важен, если подрядчик получает доступ к коммерческой тайне или персональным данным клиентов. Пропишите, какая именно информация считается конфиденциальной, и оговорите меры по её защите. Это может включать ограничения на передачу данных третьим лицам, использование безопасных каналов связи и организационные меры по предотвращению утечек. Также стоит подписать соглашение о неразглашении (NDA), чтобы закрепить ответственность подрядчика за сохранность информации.
● Сроки и условия. В договоре обязательно должны быть указаны сроки выполнения работ и условия продления или расторжения соглашения. Пропишите, в каких случаях можно изменить объём работ или цену, а также установите принципы оплаты и финансовые обязательства. Можно предусмотреть пункт о неустойке за нарушение сроков выполнения задач или условие обязательного уведомления о задержке. Также не забудьте про процедуру расторжения договора: укажите, в каком порядке это можно сделать и какие действия необходимо предпринять.
● Споры и разрешение конфликтов. Для спокойствия обеих сторон важно заранее прописать механизм разрешения споров. Укажите возможные источники конфликтов и процедуры их урегулирования. Рассмотрите возможность привлечения медиатора. Чтобы дополнительно защитить свои интересы, внесите пункт о финальности решения спора.
Возьмём на себя сопровождение вашего бизнеса. Передайте развитие франшизы СДЭК надежным специалистам на аутсорс
Вопросы и ответы
Чем отличаются аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс?
Фриланс – это работа независимого исполнителя по контракту на разовые задачи.
Аутсорсинг – это передача внешним компаниям выполнения определённых бизнес-процессов.
Аутстаффинг – найм временных сотрудников через стороннюю организацию.
Как выбрать подходящий вариант аутсорсинга?
Если нужна готовая услуга, например, ведение бухгалтерии или управление социальными сетями, аутсорсинг будет оптимальным решением.
Если требуется конкретный специалист на определённое время подойдет аутстаффинг.
Для одноразовых или разовых задач, таких как написание контента или разработка приложений, лучше выбрать фриланс.
Как аутсорсинг помогает бизнесу снизить затраты?
Компания оплачивает только выполненные работы, а не зарплату сотрудников.
Какие есть виды аутсорсинга?
По объему услуг – полный, выборочный или только консультативный.
По типу организации – процессы контролирует руководитель / внутренний специалист / компания полностью передаёт свои функции подрядчикам.
По типам передаваемых задач – бухгалтерский, юридический, маркетинговый, HR, IT, производственный, логистический и тд.
Какие преимущества у аутсортинга?
Экономия, гибкость управления, доступ к профессиональным командам и технологиям, гарантия выполнения задач, возможность сфокусироваться на главном
Какие возможные недостатки у аутсортинга?
Угроза безопасности данных, риск некачественной работы, снижение контроля над бизнес-процессами, зависимость от поставщиков, возможные проблемы с интеграцией процессов
Кирилл Новиков, управляющий ПВЗ СДЭК и тренер школы бизнеса «СДЭК Консалтинг»
Кирилл делится с сообществом своим опытом по открытию бизнеса по франшизе и рассказывает о «подводных камнях», с которыми можно столкнуться.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
