Переходить или не переходить: что нужно знать об аутсорсинге

Рассматриваете возможность аутсорсинга, но не можете принять окончательное решение? Вы не одиноки. Многие предприниматели задаются вопросами: «А что если подрядчик подведет?», «Как я смогу контролировать процесс?», «Не станет ли это дороже, чем сейчас?». Сомнения понятны, ведь передача части задач внешним специалистам — это шаг в неизвестность, особенно если раньше вы полагались только на собственные силы. Наша статья поможет вам взвесить все плюсы и минусы удаленных услуг, расскажет как не ошибиться с подрядчиком и как подготовиться к основным этапам внедрения.
Термин произошел от английского outsourcing (outer-source-using), что дословно означает использование внешних ресурсов. Это передача определённых бизнес-процессов или задач сторонней организации, либо отдельным подрядчикам. В условиях экономической нестабильности, растущей конкуренции и кадрового голода многие предприниматели отдают предпочтение удаленным решениям. Аутсорсинг позволяет привлекать высококвалифицированных специалистов, оптимизировать расходы и перенаправить высвободившийся финансовый ресурс на развитие компании.
Сотрудники аутсорсинговой компании становятся временными членами команды заказчика. Вместо того чтобы нанимать и обучать персонал для выполнения сложных или специализированных задач, компании могут обратиться к экспертам, которые уже имеют опыт и ресурсы для выполнения работы на компетентном уровне. Наиболее часто делегируемыми сферами задач являются: бухучет, юридическое сопровождение, кадровый учет и поиск персонала, проверка безопасности, IT-аутсорсинг, удаленные продажи и поддержка клиентов. Такая практика стала особенно актуальной для небольших компаний, где нецелесообразно держать целый штат для нерегулярных задач или требующих узкой квалификации. Например, взаиморасчеты могут передаваться на аутсорсинг, когда объем работы не требует ежедневного присутствия специалиста.
Истоки аутсорсинга можно отнести к 30-м годам XX века, когда Генри Форд и Альфред Слоун, начали передавать часть производственных задач сторонним компаниям для расширения собственных возможностей. В 60-е годы с появлением электронных вычислительных центров на крупных предприятиях возникла необходимость во внештатных IT-специалистах для регулярной настройки и отладки техники.
В России более 40% компаний пользуются аутсорс-услугами на регулярной основе. Наибольший спрос наблюдается в сфере бухучете и юриспруденции. Этому способствует усиление госконтроля за налогами и хозяйственными операциями бизнеса. Поэтому ведение бухгалтерии или решение юридических вопросов без привлечения специалистов высокого уровня связано с огромными рисками. В последние годы резко вырос спрос и на удаленные IT-услуги. По итогам 2017 года доход крупнейших российских консалтинговых компаний в данной области превысил их же выручку от бухучета более чем в 5 раз. На Западе масштаб использования аутсорсинга еще выше: многие мировые корпорации полностью передают производственные, ИТ и другие задачи в руки сторонних исполнителей.
В России около 30% компаний частично или полностью перешли на аутсорсинг еще в 2015 году.
К 2020-му году их доля выросла до 43%.
Лидерами спроса на внештатные услуги являются бухучет и юриспруденция, IT-услуги.
Бренд спортивной одежды Nike содержит внутри компании только штат дизайнеров и сбыта продукции, в то время как все производство находится на аутсорсе.
IKEA полностью сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
Kodak еще в 1989 году заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
Ford самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
Google постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.
Аутсорсинг помогает решать ряд узкоспециализированных задач и получать выгоды, которые трудно достичь при наличии одного внутреннего штата. При этом такой подход имеет ряд существенных отличий от работы с внутренними сотрудниками, что необходимо учитывать.
Оптимизация кадровых и налоговых затрат. Оплата услуг аутсорсера обходится дешевле, чем содержание штатного сотрудника, особенно с учетом всех обязательных отчислений и затрат на рабочее место (отпуска, больничные, декрет, пособия). Аутсорсинг позволяет избежать этих издержек, так как все расходы на специалистов несет аутсорсер. Также это способ снизить налоги, так как компания оплачивает работу подрядчика на основе договора, а не налогов на зарплату и соцстраховок.
Доступ к высококвалифицированным специалистам. Аутсорсинговые компании предлагают услуги профессионалов в различных областях с наличием требуемого опыта. Это позволяет клиенту получить качественное обслуживание без необходимости нанимать дорогого специалиста или наращивать его компетенции самостоятельно, вкладываясь в обучение.
Фокус на ключевых задачах. Передавая часть операционных задач аутсорсерам, компания может сосредоточиться на ключевых направлениях деятельности, которые приносят основной доход и развивают бизнес. Например, если основное направление – разработка нового продукта, технические и вспомогательные задачи могут быть переданы внешним исполнителям.
Простота расторжения договора. Процедура увольнения штатных сотрудников связана со строгим соблюдением трудового законодательства и может нести массу сложностей, если необходимость в услугах специалиста отпала. Договор с аутсорсером, напротив, всегда можно расторгнуть по договоренности сторон или в случае неудовлетворительного качества услуг. Это позволяет бизнесу быстро адаптироваться к изменениям на рынке и вкладывать ресурсы только в востребованные направления деятельности.
Узкопрофильные кадры. Аутсорсинговые компании предлагают узкопрофильных специалистов для решения редких и нестандартных задач повышенной сложности. Такие специалисты не требуются в штате на постоянной основе, но решить задачи без их вмешательства зачастую невозможно.
Стабильность кадрового состава. Аутсорсинговый подход исключает риски, связанные с отсутствием ключевых сотрудников по причине болезни, отпуска или увольнения. Работая с командой внешних специалистов, бизнес может рассчитывать на оперативное решение задач вне зависимости от ситуации.
Требуется время на адаптацию. Внештатному сотруднику, не знакомому с внутренними процессами компании, требуется время для погружения. Поэтому крайне важно выбрать аутсорсинговую организацию, которая уже имеет большой опыт в вашей сфере бизнеса, хорошо понимает его специфику и может сразу оперативно приступить к выполнению задач.
Заранее прописанная сфера обязанностей. Аутсорсинговая компания работает по строго прописанным условиям договора. Привлеченным специалистам нельзя передать задачи, не указанные в договоре. В случае изменения требований необходимо подписать дополнительные соглашения.
Утечка информации. Поскольку аутсорсинговые компании работают с данными заказчика, существует риск передачи конфиденциальной информации. Например, «СДЭК Консалтинг» использует соглашение о конфиденциальности для предотвращения утечек и защиты ваших данных.
Мониторинг работы. При удаленном сотрудничестве контроль работы может быть сложным. Вы не видите процесс работы, не можете сказать на каком он этапе и своевременно внести коррективы. Мы решили эту проблему с помощью простой и понятной отчетности. Наши клиенты регулярно получают подробный отчет о том, что было сделано, в какой день и с какими результатами.
Отсутствие правового регулирования. Законодательство об аутсорсинге на данный момент оставляет много вопросов, особенно в части прав и обязанностей сторон. Это затрудняет выбор надежной аутсорсинговой компании. Предпочтение стоит отдавать организациям, имеющим многолетний опыт присутствия на рынке и услуги, которых предоставляются только после заключения официального договора, чтобы избежать рисков.
Правильный выбор аутсорсинговой компании напрямую влияет на эффективность делегируемых процессов. Для оценки аутсорсера необходимо учитывать следующие аспекты.
Компетентность
Аутсорсер должен разбираться в специфике процессов, которые ему предстоит выполнять. Проверьте наличие опыта в вашей области рынка, опыт в работе с франчайзи, понимание того, как устроена франшиза и компетенции в сфере логистики.
Прозрачность
Важно заключить детализированный договор, который урегулирует все ключевые моменты: обязанности, ответственность сторон, сроки и требования к качеству услуг. Договор защитит ваши интересы в случае возникновения проблемных ситуаций.
Контактность
Узнайте, готова ли компания при необходимости провести личную встречу и какими удобными способами связи обладает (почта, месседжеры, соцсети, телефон и время его доступности).
Репутация
Изучите отзывы о компании от предыдущих клиентов, кейсы выполненных задач. Выясните мнение других франчайзи.
При заключении договора с аутсорсинговой компанией важно оговорить следующие моменты.
1. Полное наименование и контактные данные сторон.
2. Перечень услуг.
3. Квалификация и опыт специалистов.
4. Объем работы и сроки.
5. Цена и порядок оплаты (почасовая, сдельная, тариф).
6. Ответственность сторон.
7. Конфиденциальность информации.
8. Условия расторжения договора.
Учитывая эти риски, можно обеспечить более гладкий и результативный переход на аутсорсинг, сэкономить ресурсы и избежать низкого качества услуг.
Быстрое сокращение штата
Некоторые компании сразу начинают сразу сокращать штат, рассчитывая, что аутсорсер немедленно приступит к работе. Однако это может потребовать времени, пока все пункты договора будут согласованы и произойдет полноценная передача обязанностей со всеми необходимыми материалами. Важно сохранить ключевых сотрудников на первое время, чтобы избежать простоев и сбоев.
Размытые зоны ответственности
При передаче функций сторонней компании важно закрепить зоны ответственности. Это касается не только самой аутсорсинговой компании, но и внутренней команды, которая должна курировать взаимодействие и контролировать результат работы подрядчика. Четкое распределение ответственности поможет избежать недопонимания и снизит вероятность ошибок.
Неправильный выбор компании
Качество внешних услуг может сильно отличаться в зависимости от опыта компании в той или иной сфере бизнеса. Неправильный выбор аутсорсера сказывается на эффективности компании в целом. Перед заключением договора важно оценить специализацию, профессионализм и опыт подрядчика, запросить отзывы, изучить кейсы.
Отсутствие четких сроков
Сроки выполнения задач должны быть прописаны в договоре максимально детально. Четкое планирование сроков поможет избежать задержек и придерживаться тщательного планирования в бизнесе. Отсутствие таких сроков может привести к затягиванию задач и негативно сказаться на результате.
Бухгалтерия и финансовые услуги. Бухгалтерский учет, налоговое планирование, подготовка финансовой отчетности, взаиморасчеты и аудит часто передаются внешним специалистам для снижения операционных расходов.
Юридическое сопровождение. Вопросы трудового законодательства, помощь с разрешением судебных споров, оформление претензии, ответа на претензию, подача апелляции и т.д. Позволяет организациям минимизировать риски, связанные с правовыми вопросами.
Служба безопасности. Проверка сотрудников, клиентов и партнеров по закрытым базам данных для выявления возможных рисков. Услуга включает удаленный сбор и анализ информации о репутации, судебных делах, финансовой устойчивости и других важных аспектах.
Продажи и клиентский сервис. Специализированные call-центры и службы поддержки, сопровождение клиентов на этапе оформления услуги и после, выявление потребностей и дополнительные продажи, анализ клиентской базы. Это дает возможность повысить лояльность клиентов, быстрее реагировать на запросы и жалобы, улучшить качество обслуживания и расширить рынок с минимальными затратами.
IT-поддержка. IT-аутсорсинг включает обслуживание серверов, настройку рабочих станций, программирование и поддержку информационных систем. Выгоден для небольших компаний, которым нецелесообразно содержать штат IT-специалистов.
Кадровое сопровождение и рекрутинг. Кадровые внештатные специалисты обеспечивают подбор персонала, оформление документации и ведение кадрового учета, что выгодно для компаний с ограниченным HR-отделом.
Логистика и транспортировка. Многие компании передают на аутсорсинг задачи, связанные с транспортировкой товаров, управлением складом и обслуживанием логистических цепочек.
Обслуживание офисных процессов. Клининговые услуги, охрана, доставка питания и курьерская доставка документов также часто передаются на аутсорсинг.
Реклама. Изготовление полиграфии и наружней рекламы для привлечения внимания клиентов. Геопродвижение вашего ПВЗ на интернет-картах.
Аутсорсинг предполагает несколько ключевых этапов, которые обеспечивают эффективную передачу функций и контроль над выполнением задач.
1. Анализ текущей деятельности и оценка необходимости аутсорсинга. Сравнение затрат на содержание сотрудников и стоимости услуг аутсорсинга позволяет принять объективное решение о целесообразности передачи функций.
2. Подготовка к передаче задач. На этом этапе компания определяет, какие именно функции необходимо передать, и составляет техническое задание с указанием требований к качеству, срокам выполнения и результатам работы.
3. Поиск и выбор аутсорсера. После оценки всех требований необходимо провести отбор подходящих компаний с учетом их репутации, опыта и отзывов.
4. Переговоры и принятие решения. Составьте список основных вопросов и задач, которые необходимо решить с помощью аутсорсинга, и обсудите эту информацию с представителем компании по телефону или лично.
5. Заключение договора и координация проекта. После выбора аутсорсера стороны заключают контракт, где прописывается стоимость, обязанности и ответственность каждой из них, условия взаимодействия.
6. Внедрение нового формата работы. Важно провести разъяснительные беседы с персоналом, касательно нового разделения обязанностей с учетом аутсорсинга. Выделенный сотрудник или отдел контролирует качество услуг аутсорсера и оценивает результаты.
7. Операционная деятельность и контроль. На этом этапе аутсорсер приступает к выполнению обязанностей и знакомит вас с вашим ассистентом, через которого осуществляется взаимодействие по всем вашим задачам. Устанавливается форма и регулярность отчетности, а также удобный способ связи.
Разнообразие видов аутсорсинга обусловлено потребностями современных компаний и особенностями их деятельности. Аутсорсинг классифицируется в зависимости от передаваемых задач, особенностей взаимодействия и географических факторов.
Производственный аутсорсинг предполагает передачу функций, связанных с изготовлением продукции. Это может быть производство товаров, изготовление комплектующих и запасных деталей, а также выполнение отдельных стадий технологического процесса. На компании остается управленческая часть и проектная деятельность, в то время как производственные задачи выполняются партнерскими предприятиями. Производственный аутсорсинг особенно актуален для крупных корпораций, где отдельные этапы могут передаваться даже в другие страны с целью удешевления рабочей силы.
Управленческий аутсорсинг фокусируется на делегировании задач, связанных с анализом данных, управлением информацией, необходимой для принятия решений, и составлением стратегического планирования. Он охватывает аналитические и управленческие функции, которые поддерживают принятие решений на уровне руководства. Такой вид аутсорсинга эффективен в условиях, когда компании нужно оптимизировать процесс анализа больших массивов данных, исследований рынка или клиентской базы.
Внутренний аутсорсинг предполагает, что задачи передаются внешней компании, находящейся в той же стране. Этот вид часто выбирают для упрощения логистики и снижения рисков, связанных с культурными и языковыми барьерами.
Международный аутсорсинг подразумевает привлечение иностранных компаний. Этот подход актуален, если на внутреннем рынке отсутствуют аналогичные услуги или наблюдается дефицит специалистов.
Оффшорный аутсорсинг – популярное направление, которое предполагает передачу задач в страны с низкой стоимостью рабочей силы, такие как Индия, Пакистан, Филиппины. Такой подход позволяет значительно сократить расходы на реализацию проекта.
Полный аутсорсинг предполагает передачу целой сферы задач внешней компании с полным контролем и ответственностью.
Частичный аутсорсинг — передача только определенных задач, без полного доступа ко всей информации и ресурсам компании.
Совместный аутсорсинг — делегирование задач с сохранением части функций внутри компании.
Промежуточный аутсорсинг включает передачу части сотрудников под руководство аутсорсинговой компании, что позволяет сохранить доступ к внутренним ресурсам и поддерживать контроль над процессом.
Подбор временного персонала предполагает привлечение сотрудников на короткий срок для выполнения конкретных обязанностей.
Лизинг персонала отличается длительным сроком найма и может длиться несколько лет.
Дропшиппинг
Посредничество, при котором компания продает товары производителя с собственной наценкой. Однако дропшиппер не берет на себя управленческие функции и ответственность, как это происходит в аутсорсинге.
Фриланс
Предполагает самостоятельное выполнение задач независимым специалистом. Это может быть аутсорсингом, если заключен соответствующий договор.
Инсорсинг
Традиционный способ решения задач, когда компания временно или на постоянной основе нанимает новых сотрудников себе в штат.
Аутстаффинг
Аренда персонала, когда сотрудники переводятся в штат другой компании, оставаясь фактически на прежнем рабочем месте.
Стоимость аутсорсинга определяется видом услуги, должностными обязанностями и сроком действия договора.
Сдельная оплата — при таком варианте клиент оплачивает конкретный объем работы за список установленных задач.
Почасовая оплата работы в зависимости от квалификации.
Оплата за период — используется, когда сложно предсказать объем работ и срок окончания задачи. Например, представление интересов в суде оплачивается за общее время, потраченное юристом по ведению дела.
По тарифному плану — вид регулярной оплаты, в зависимости от установленного объема работ.
Аутсорсинг — это передача определенных бизнес-процессов сторонней компании. Компании привлекают специалистов извне, чтобы сократить затраты и сроки выполнения задач, а также в сложных случаях, требующих узкой квалификации.
Аутсорсинг снижает кадровые и налоговые расходы, предоставляет доступ к квалифицированным специалистам. Он дает компании гибкость на рынке. Постоянный штат сотрудников может не всегда соответствовать актуальному объему задач, тогда как на аутсорсе вы можете в любой момент нанять 10 дополнительных специалистов и спокойно завершить с ними сотрудничество после получения результата.
Преждевременное сокращение штата, отсутствие четких сроков, неуказание ответственности, а также выбор неопытного подрядчика в вашей сфере бизнеса.
При полном аутсорсинге все задачи определенной сферы передаются внешнему исполнителю с предоставлением контроля над ресурсами компании. В частичном аутсорсинге передаются только отдельные задачи, а компания сохраняет полный контроль над процессом.
Наиболее популярными направлениями аутсорсинга является бухучет, юридическое сопровождение и IT.
Важно учитывать репутацию компании, опыт в нужной вам сфере, прозрачность условий договора, а также удобство контакта и коммуникации.
В договоре должны быть указаны перечень услуг, квалификация специалистов, сроки, стоимость, порядок оплаты, ответственность сторон и условия конфиденциальности.
Законодательство об аутсорсинге на сегодняшний день не полностью урегулировано, поэтому рекомендуется тщательно подходить к выбору подрядчика и заключать официальный договор на оказание услуг, чтобы минимизировать риски.
Основные этапы включают анализ потребности, подготовку к передаче задач, выбор аутсорсера, переговоры, заключение договора, внедрение нового формата работы и контроль выполнения задач.
Для этого важно прописать критерии качества в договоре, установить регулярную отчетность и назначить ответственного сотрудника для мониторинга результата работы.
Аутсорсинг востребован среди небольших компаний, у которых нет достаточного объема задач для содержания отдельного штата сотрудников. С другой стороны, международные корпорации тоже активно используют аутсорсинг, например, переносят производство за рубеж в страны дешевой рабочей силы. Среди всемирно известных брендов, передавших непрофильные задачи внешним исполнителям, находятся Nike, IKEA и Google.
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме